این مرحله بر هماهنگی و بازبینی اسناد اولیه معماری تاکید دارد. مهندسان معماری، سازه و تاسیسات (MEP) باید از ابتدا در کنار هم کار کنند تا اطمینان حاصل شود که عناصر ساختمان با چشم‌انداز پروژه همخوانی دارند.
این شامل بازبینی و مقایسه طرح‌ها، نقشه‌ها و پیشنهادات بر اساس نیازهای مشتری و قوانین پیچیده نظارتی می‌شود. معماران باید اطمینان حاصل کنند که تمام عناصر طراحی مطابق با قوانین و مقررات محلی ساختمان‌سازی هستند.
ترکیب و همراستا کردن اسناد، طرح‌ها و نقشه‌های مختلف در این فاز صورت می‌گیرد. مهم است که اطمینان حاصل شود تمام اطلاعات ارائه شده توسط ذی‌نفعان مختلف، مانند مشاوران سازه یا MEP، به درستی با هم ادغام شده‌اند.
تمام اسناد هماهنگ شده باید به دقت بررسی شوند تا از وجود هرگونه سهل‌انگاری، خطا یا ناسازگاری‌ها اطمینان حاصل شود. بازخوردهایی از اعضای تیم گرفته شده و اصلاحات لازم انجام می‌شوند که این کمک می‌کند تا در مراحل بعدی فرایند ساخت و ساز، ضایعات و تاخیرها به حداقل برسد.
علاوه بر هماهنگی داخلی، معماران اغلب نیاز به تماس با نهادهای خارجی مانند پیمانکاران، فروشندگان، نظام‌های بهداشت و ایمنی عمومی، ارزیابان محیط زیست و غیره دارند تا اطمینان حاصل شود که پروژه نهایی با کمترین مانع قابل اجرا خواهد بود.
پس از بازبینی، تغییرات باید در اسناد ادغام و به تمام طرف‌های درگیر توزیع شوند. با استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند مدل‌سازی اطلاعات ساختمان (BIM)، تیم‌ها می‌توانند به صورت همکاری تغییرات را اعمال کنند و بلافاصله تأثیرات این تغییرات را مشاهده نمایند.
این شامل بازبینی نهایی و فرایند تایید توسط مقامات و ذی‌نفعان کلیدی است. اسناد تایید، مهر و به عنوان مدارک رسمی برای تحقق رسمیت می یابد.
همزمان با پیشرفت پروژه، اسناد هماهنگ شده باید به طور منظم بازبینی و به‌روزرسانی شوند تا تغییرات و پیشرفت‌های کار ساختمانی منعکس شود. با اطمینان از نظارت و کنترل دقیق، هر گونه اختلاف بین نظریه (طراحی) و عمل (ساخت) می‌تواند زودتر شناسایی و رفع شود.
پس از اتمام ساخت و ساز، تغییرات یا مسائلی که در طول فرایند مطرح شده‌اند، باید مستند شوند تا طرح نهایی ساخته شده ایجاد گردد. این کار به همه کمک می‌کند تا از مسیر کامل پروژه آگاه باشند و به عنوان منبع مهمی برای تعمیرات یا بازسازی‌های آینده عمل کند.
برای دستیابی به بازبینی و هماهنگی موثر اسناد، همکاری قوی بین اعضای تیم پروژه، استفاده از فرآیندهای مدیریت پروژه کارآمد و فناوری‌های قوی ضروری است.
